Seleksi dan Manajemen Proyek

Seleksi dan Manajemen Proyek

• Seleksi

Menurut Veithzal Rivai (2008), seleksi adalah kegiatan dalam manajemen SDM yang dilakukan setelah proses rekrutmen seleksi dilaksanakan. Hal ini berarti telah terkumpul sejumlah pelamar yang memenuhi syarat untuk kemudian dipilih mana yang dapat ditetapkan sebagai karyawan dalam suatu perusahaan

• Proyek

Menurut Husen (2009:4), proyek adalah gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia material, peralatan, dan modal/biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan

• Manajemen

Menurut Andrew F.Sikula, manajemen merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengatur, mengorganisasikan, mengendalikan, menempatkan, memberi motivasi, komunikasi dan mengambil keputusan yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Kegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk mengelola sumber daya yang dimiliki. Dari sumber itulah kemudian tujuan akhirnya adalah menghasilkan suatu produk maupun jasa secara efisien

• Manajemen Proyek

Menurut Ervianto (2005:21), manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.

Dengan begitu, pengertian lain dari Seleksi dan Manajemen Proyek adalah semua kegiatan/ pekerjaan yang akan dilakukan selama proyek perangkat lunak berlangsung, dengan menganalisan, mengeliminasi sumber masahalh, observasi dan pengendalian proyek supaya proyek  berjalan tepat waktu dan mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan. 

• Fungsi dan Tujuan Manajemen Proyek

Adapun Manajemen Proyek memiliki  fungsi dan tujuannya, adalah :

1 ).  Menyelesaikan Proyek Tepat Waktu

Ini berguna untuk menentukan kapan suatu kegiatan proyek dimulai dan kapan harus selesai. Dengan adanya manajemen proyek, tim pengembang bisa memperkirakan proyek mereka dalam tenggat waktu yang telah ditentukan. 

2). Menjaga Anggaran Proyek

Anggaran adalah aspek penting dalam jalannya proyek. Tanpa anggaran, proyek dapat bisa dipastikan berjalan tidak stabil bahkan tidak sama sekali. Dengan penentuan dan perencanaan anggaran yang terstruktur, maka tim pengembang dapat menjaga agar anggaran dapat efisien dan melebihi batas 

3). Memandu Pelaksanaan dan Alur Proyek

Proyek yang baik adalah proyek yang terjadwal dan terstruktur dengan baik. Untuk itu diperlukan posisi Project Manager untuk sebagai pengawasan dan pelaksana proyek sehingga dapat berjalan dengan baik tanpa ada masalah

4).  Menjaga Kualitas Proyek

Proyek yang sedang dijalankan pasti menemui proses yang panjang dan rumit. Terkadang tak jarang juga menemui hambatan dan proses maintaince berkali-kali agar mendapatkan hasil yang diinginkan. Ini penting untuk menjaga standar kualitas proyek tetap sempurna tanpa ada kendala.

• Elemen Manajemen Proyek

Dalam manajemen proyek, terdapat elemen-elemn penting yang ada, antara lain :

1).  Sumber Daya (Resource)

Sumber daya adalah aspek penting dalam manajemen proyek karena dapat memengaruhi keseluruhan proses proyek. Sumber daya dalam proyek antara lain : 

> Manusia (Baik manager, pekerja ahli, dsb)

> Peralatan Lunak Proyek

> Perangkat Keras Proyek

2). Waktu (Time)

Durasi waktu sangat berperan penting dalam pembangunan proyek. Mengingat ini menunjukkan seberapa baik proyek mengenai ketetapan kesesuaian waktu atau jadwal yang telah ditentukan 

3).  Uang (Money)

Keuangan adalah pondasi utama yang memulai berjalannya projek dari awal mulai sampai akhir. Tentu perlu pertimbangan keuangan yang matang untuk membuat sebuah proyek, antara lain biaya awal, keuntungan, kontinjensi, dan sebagainya

4) Cakupan (Scope)

Cakupan disini berartikan ukuran proyek yangs edang dijalankan, sasaran, dan persyaratan yang akan menjadi dasar dari proyek itu sendiri

• Tahapan Manajemen Proyek

Manajemen proyek memiliki tahapan-tahapan dalam prosesnya, antara lain

1).  Inisiasi Proyek (Initiation)

Langkah ini adalah yang paling mengawali berjalannya sebuah proyek. Ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang tujuan dan persyaratan proyek dari mulai kalkulasi keuangan, desain awal, persyaratan administrasi, dan sebagainya

2). Perencanaan Proyek (Planning)

Langkah ini lebih mengarahkan tim pengembang dengan membuat alur garis besarnya (roadmap) sebagai pedoman yang diikuti oleh tim. Selama ini, project manager harus mengatur, menyiapkan, dan menetapkan tujuan yang jelas 

3) Eksekusi Proyek (Execution)

Langkah ini adalah langkah pembangunan proyek dengan memastikan hasil proyek selaras dengan roadmap dan planning yang sudah dibuat. 

4). Pemantauan Proyek (Monitoring)

Langkah ini bertujuan untuk memastikan bahwa hasil yang dikerjakan masih tetap relevan dan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Project Manager akan menganalisa, merevisi, mengevaluasi keberhasilan dan kegagalan proyek kepada tim pengembang

5). Penutupan Proyek (Closing)

Langkah ini adalah akhir pengembangan dari sebuah proyek. Umumnya Project Manager akan membantu tim dan mengindentifikasi apakah masih ada masalah sebelum proses launching. 

ANALISA STUDI KASUS PROJECT MANAGEMENT

PENGEMBANGAN APLIKASI E-COMMERCE 

• Klarisikasi Proyek

Size	Pada pengembangan projek pada aplikasi atau website e-commerce, tentu akan membutuhkan banyak orang untuk membuatnya dari awal. Namun, ini juga bergantung seberapa besar target aplikasi pada pasar. Semakin besar target pasar yang diraih, semakin besar pula sumber daya personil yang dibutuhkan
Cost	Proyek ini memiliki kemungkinan biaya yang relatif cukup signifikan, terlebih ini adalah pengembangan dari awal. Namun tetap bergantung  pada seberapa besar kompleks aplikasi yang akan dibuat
Purpose	Tujuan pembuatan proyek ini untuk meningkatkan pasar penjualan dan efektivitas penjualan melalui teknologi komputer terpadukan
Length	Panjang pengembangan projek ini tergantung pada kerumitan dan kompleksitas aplikasinya. Semakin kompleks dan rumit yang dibuat, maka akan semakin lama tahap pengembangannya
Risk	Resiko dalam pengembangan projek ini dapat berupa masalah teknis perangkat, molornya waktu pengembangan proyek, keuangan yang tidak stabil, masalah internal perusahaan, kebocoran data informasi, dan sebagainya
Scope	Proyek ini akan meningkatkan produktivitas penjualan perusahaan dengan adanya sistem transaksi online dan meningkatkan pendapatan perusahaan menjadi lebih tinggi
Economic Value	Dari segi ekonomi perusahaan, ini akan menunjang progress penjualan dan transaksi jual beli dan mengundang investor untuk datang. Hal ini sangat menguntungkan apabila kenaikan berjalan sebanding dengan kemajuan kinerja dan kualitas dalam image perusahaan

• Metodologi Proyek

Metodologi Proyek adalah seperangkat praktik, prinsip, dan teknik yang digunakan untuk merencanakan, melaksanakan, sekaligus mengelola proyek. Dengan adanya metode ini, project manager akan dapat memimpin,mengelola,mengamati adanya perkembangan proyek tim pengembangnya menjadi lebih terarah dan teratur. 

Adapun jenis-jenis metodologi proyek adalah :

> Waterfall Development

> Agile Development

> Scrum 

> Paralel 

> Kanban 

> Lean 

> V-Model

> Rapid Application Development

> Dan masih banyak lagi

Untuk pengembangan aplikasi yang dalam tahap baru dibuat, akan menggunakan metode Waterfall Development. 

Metode Waterfall Development adalah salah satu metode yang sering digunakan dalam tahap pengembangan proyek. Metode ini juga dikenal metode yang paling awal digunakan dan tertua sebab sifatnya yang natural. Metode ini bersifat serial dengan dimulai dari proses perencanaan, analisa, desain, dan implementasi pada sistem. 

Metode ini dilakukan dengan pendekatan yang sistematis dimana sistem kerjanya dilakukan secara bertahap demi bertahap dengan alur satu jalur. Adapun tahap-tahap Metode Waterfall adalah 

1). Requirement Analysis

Pada tahap ini, tim pengembang melakukan sebuah analisa prasyarat dan pengumpulan berbagai informasi yang dibutuhkan sebelum melakukan tahap desain. Informasi ini  dilakukan dengan melakukan survei, diskusi, observasi, wawancara dan sebagainya. Ini wajib dilakukan untuk mendapatkan data yang sesuai dan linear dengan pengembangan proyek.

Karena kebutuhan kita untuk membangun proyek aplikasi e-commerce, maka tahap ini adalah mengumpulkan informasi terkait hal-hal yang berkaitan tentang itu, semisal kategori aplikasi apa yang dibuat, bagaimana cara user mengakses aplikasi, kebutuhan pasar saat ini, dan sebagainya.

2). System and Software Design

Tahap ini adalah pengimplementasi dari tahap requirement analysis dimana data akan dibentuk dan divisualisasi dalam bentuk tertentu. Perancangan desain dapat membantu tim pengembang apakah proyek yang dijalankan memberikan gambaran lengkap terhadap kebutuhan proyek atau tidak. Tahap ini juga membantu tim pengembang untuk menyiapkan peralatan yang dibutuhkan sebelum masuk ke tahap implementation and unit testing.

Dalam pengembangan aplikasi, biasanya ini akan membangun sistem desain dari mulai desain database, desain visual app (UI/UX), desain program, desain sistem keuangan, dan lain-lain

3). Implementation and Unit Testing

Tahap ini adalah tahap pengimplementasian dan pembentukan proyek dari sebuah desain yang telah dibuat. Tahap ini dilakukan pengujian dan pemeriksaaan terhadap fungsionalitas proyek apakah desain telah memenuhi standar yang telah ditetapkan atau tidak.

Tahap ini adalah tahap pengembangan proyek dari pengubahan desain ke dalam bahasa program melalui proses coding, baik itu dari code database, pembuatan aplikasi, proses menghubungkan ke dalam sistem transaksi perusahaan, dan lain-lain.

4). Verification and System Testing

Tahap ini adalah tahap untuk melakukan testing dan uji system secara keseluruhan. Tahap ini sangat penting karena menguji apakah proyek yang dilakukan sudah sesuai dengan kriteria dan standar kualitas yang baik

Tahap ini biasanya aplikasi akan diuji sistemnya dari mulai sistem transaksi, sistem kevalidan data, sistem keuangan, sistem program, dan sebagai macamnya. 

5). Operation and Maintenance

Tahap ini adalah tahap yang paling akhir dari proses alur waterfall method. Dimana, tim pengembangkan melakukan proses debugging, pembaruan aplikasi, perbaikan unit sistem, peningkatan performa sistem, penyesuaian sistem dengan kebutuhan, dan pengelompokan fitur-fitur yang dibutuhkan atau tidak. 

Biasanya dalam tahap ini, aplikasi akan menggunakan tahap ini untuk melakukan pembaharuan sistem terbaru dan proses debugging dari error yang biasanya muncul. 

• Estimasi Waktu Proyek

Dalam menjalankan proyek, dibutuhkan suatu perhitungan waktu agar proyek yang dikerjakan tidak melewati batas waktu yang dijanjikan. Dari mulai melakukan desain sistem, tahap implementasi, tahap testing hingga tahap launching.  Ini adalah salah satu proses estimasi waktu yang dikerjakan dalam tiap biro.

• Perencanaan Kerja

Dalam setiap pengembangan proyek, diperlukan adanya alur kerja dari kegiatan tim pengembang. Alur kerja ini dapat membantu dan menuntaskan pekerjaan sehingga tidak ada yang namanya keterlambatan waktu. Adapun proses perencanaan kerja yaitu :

• Perencanaan Tim

Dalam sebuah proyek, tentu memiliki struktur organisasi yang terbagi atas beberap bidang yang berbeda, yaitu 

• Strategi Tim

Diperlukan strategi tim dalam pengembangan suatu proyek, yang terdiri dari :

Role	Job Description
CEO	Pemegang Kekuasaan Tertinggi dan Penanggung Jawab Atas Keputusan Perusahaan
Internal	Pemegang Peranan Atas Manajerial Tinggi Perusahaan, Memegang Kepercayaan Investor, Penanggung Jawab SDM Perusahaan, Hukum, dan Sebagainya.
Project Manager	Penanggung Jawab Atas Pelaksanaan, Motorik dan Pengawasan Proyek
Biro Perencanaan	Biro yang Memegang Peranan Penuh Dalam Perencanaan Informasi Dalam Pengembangan Awal Proyek
Biro Keuangan	Biro yang Memegang Penuh Keuangan Perusahaan dan Proyek dibawah Yuridiksi Internal
Biro Teknologi	Biro yang Membuat, Membangun, dan Menciptakan Proyek Sesuai Arahan Biro Perencanaan
Functional Lead	Bertanggung Jawab Atas Pengawasan Tim Analyst Dalam Pengambilan Keputusan Proyek
Technical Lead	Bertanggung Jawab Atas Pengawasan Tim Technical Dalam Progress Rancang Bangun Aplikasi. Bekerja Sama Dengan Functional Lead Dalam Tahap Development Projecy
Analyst	Penganalisis Kebutuhan Sistem, Penentu Alur Kerja Sistem Informasi, Koordinator Analyst Dalam Pengembangan Proyek
Programmer	Pembuatan Rancang Bangun Program, Pengembangan Program, Analisa Program dan Pengaturan Struktur Program Proyek

• Kontrak Kerja

Kontak kerja adalah kontrak atau sistem perjanjian dalam bentuk tertulis atau lisan yang dibuat untuk mengikat hubungan antara pekerja atau buruh dengan pengusaha / perusahaan dalam periode tertentu maupun waktu tertentu. 

Biasanya seorang karyawan memiliki perjanjian dengan perusahaannya yang ditanggung jawabi dalam Pihak Internal Perusahaan yaitu HRD (Human Resource Development). Dalam kontrak ini, setiap karyawan wajib menaati dan melaksanakan aturan-aturan yang berlaku di perusahaan sesuai dengan penandatanganan kontrak kerjanya.

• Manajemen Resiko

Setiap pengembangan proyek, pasti akan memiliki berbagai kendala yang akan muncul. Adapun risk yang akan muncul adalah

Risk #1 : Proyek pengembangan aplikasi terlalu kompleks dengan tenggat waktu yang singkat

Kemungkinan resiko :  Resiko Sedang

Potensi dampak proyek : Resiko ini akan berdampak pada kinerja karyawan yang terlalu berat, memengaruhi psikologis dan kesehatan pekerja, dan proyek yang mewati batas waktu yang telah ditentukan

Cara mengatasi proyek : Biro perencanaan harus melakukan jadwal yang terstruktur dalam pengembangan proyek dengan didasari kinerja dan kesehatan karyawan di Biro Teknologi

Risk #2 : Dana proyek pengembangan yang terlalu besar dan mahal

Kemungkinan resiko :  Resiko Tinggi

Potensi dampak proyek : Resiko ini akan berdampak pada kinerja progress proyek karena banyaknya sumber daya yang dibutuhkan.  Kemungkinan proyek gagal akan besar karena keuangan yang tidak baik

Cara mengatasi proyek : Biro keuangan harus melakukan perhitungan yang kompleks dan berderet, serta memastikan anggaran dana proyek tidak melebihi batasan yang telah ditentukan

Sumber Referensi

https://an-nur.ac.id/pengertian-seleksi/

https://www.kumpulanpengertian.com/2015/04/pengertian-manajemen-proyek-menurut.html

https://bakri.uma.ac.id/pengertian-manajemen-menurut-para-ahli/#:~:text=Menurut%20Andrew%20F.%20Sikula%2C%20manajemen,mengelola%20sumber%20daya%20yang%20dimiliki.

https://tomps.id/ini-pengertian-manajemen-proyek-beserta-contohnya-kenal-lebih-dekat-yuk/

https://qontak.com/blog/manajemen-proyek/

https://asana.com/id/resources/benefits-project-management

http://sevilakusmayadi.blog.widyatama.ac.id/2019/09/24/manajemen-proyek-2/

https://www.harmony.co.id/blog/manajemen-proyek-pengertian-tujuan-dan-contohnya

https://manpro.id/blog/metodologi-manajemen-proyek-mengapa-begitu-penting/

https://revou.co/panduan-karir/metodologi-project-management#:~:text=mulai%20bahas%20selengkapnya!-,Apa%20itu%20Metodologi%20Project%20Management%3F,pekerjaan%20sambil%20memfasilitasi%20kolaborasi%20tim.

https://ranahresearch.com/metode-waterfall/#:~:text=Metode%20Waterfall%20merupakan%20pendekatan%20SDLC,desain%2C%20dan%20implementasi%20pada%20sistem.